Система грейдов: эффективно, прозрачно и мотивированно

Проведение оценки должностей в организации — трудоемкий процесс. При этом он дает много преимуществ и для работодателя, и для персонала. Система грейдов — определение уровня компетенции работника с учетом потребностей компании. Методика оценки персонала объединяет в себе множество факторов. Например, она включает уровень ответственности, сложность работы, навыки и опыт, а также влияние на результаты деятельности компании. Это позволяет не только определить размер заработной платы, но и выявить наиболее ценных сотрудников, которые вносят значительный вклад в развитие бизнеса. Поговорим подробнее о самой системе грейдов и том, как ее можно внедрить.

Содержание:

• Разновидности систем грейдов
• Система грейдов и тарифная система: в чем между ними разница
• Кому подходит система грейдов?
• В чем основные плюсы системы для бизнеса
• Почему систему сложно внедрить?
• Основные этапы внедрения

1. Формирование экспертной рабочей группы
2. Создание перечня позиций и их анализ
3. Описание каждой должности
4. Определение выраженности факторов по нарастающей, что обозначает уровни
5. Оценка промежуточных результатов
6. Определение значимости каждых факторов и уровней
7. Система оценки должностей по баллам
8. Определение окладов и зарплатных диапазонов для разных уровней
9. Сбор документов и выстраивание коммуникации с профсоюзом
10. Информирование персонала о преимуществах системы грейдов
11. Исправление недочетов

• Формирование постоянной и переменной части оклада
• Коротко о главном

Разновидности систем грейдов

Методика распределяет должности по определенным категориям. Слово же «грейд» в переводе с английского и означает «оценка», «классификация». В основе системы лежат два метода — балльно-факторный и матрично-методический. Ее разработка в нашей стране непосредственно связана со статьей 132 Трудового кодекса РФ. Это привычная всем зависимость: чем лучше профессиональные навыки, сложнее задачи, тем выше и зарплата.

На практике используют несколько разновидностей систем. Рассмотрим каждую подробнее:

1. Метод Хэя. Предложен американским ученым, в честь которого его и назвали. В нашей стране был реализован с адаптацией под отечественные факторы производственной среды. Суть заключается в следующем: зарплата сотрудника зависит от его места в управленческой иерархии компании. А оно определяется на основе образования, квалификации, профессиональных качеств, компетенций работника.
2. Распределение по степени сложности. Первая — предполагает упорядочение набора обязанностей по трудности их реализации. Может внедряться топ-менеджером высшего уровня. Это чаще востребовано в малых и средних организациях. Начисление баллов в зависимости от конкретных факторов можно отнести ко второй степени сложности. Такой способ малоэффективен в отношении крупных компаний. Определение зарплаты в соответствии с получением определенного количества баллов и внедрения сложных авторских методик относят к третьей степени сложности.

Система грейдов и тарифная система: в чем между ними разница

Можно подумать, что у них столько общего, что они одинаковые. Действительно, обе системы представляют собой уровни по возрастанию, например, «специалисты — руководители среднего звена — руководители верхнего уровня». Соответственно, размер оклада увеличивается с должностью. Отметим, что же две методики отличает друг от друга.

Допустим, деятельность организации связана с разработкой новых информационных технологий. В такой организации самыми ценными сотрудниками будут IT-специалисты, ведь именно они создают продукт и приносят прибыль. Поэтому в этой компании после руководителей будет идти грейд айтишников. А уже за ними — сотрудники, которые занимаются поддержкой работы фирмы: юристы, менеджеры и другие служащие.

Кому подходит система грейдов?

Методика особенно полезна для компаний среднего и крупного бизнеса. Она дает возможность развиваться, переходя на более высокие должности по горизонтали — внутри своего уровня.

Например, если рабочий повышает свою квалификацию или получает дополнительное образование, это влияет на его зарплату. Даже оставаясь на той же должности, он может увеличить свой доход, потому что растет ценность его знаний и навыков на рынке труда. Это позволяет сотрудникам получать больше, не дожидаясь классического повышения.

Кроме того, в больших компаниях есть множество разных позиций, и это создаёт сложности. Раньше, чтобы как-то упорядочить все эти должности в системе иерархии, приходилось давать им формальные названия. Но теперь появилась система грейдов, которая помогает решить эту проблему.

Если в компании работает меньше ста человек, то внедрять методику, скорее всего, не стоит. Это сложная задача, которая требует много ресурсов. Слишком высок шанс, что все трудозатраты себя не оправдают.

Кроме того, система может не подойти творческим профессиям. В таких командах условия работы часто бывают индивидуальными, ведь каждый сотрудник обладает уникальными навыками (даже талантами) и стажем. И в таком случае упорядочивание должностей может оказаться неэффективным.

В чем основные плюсы системы для бизнеса

Методика открывает перед компанией новые перспективы. Это способствует появлению дополнительных источников финансирования. Компания может укрепить свою репутацию и расширить горизонты, выйдя на международный рынок труда.

Система грейдирования позволяет организации привлекать высококвалифицированных специалистов из разных стран, что способствует обмену опытом и знаниями. Это, в свою очередь, приводит к повышению качества продукции или услуг, а также к инновационному развитию компании.

Кроме того, использование грейдирования помогает создать более прозрачную и справедливую систему оплаты труда, что положительно сказывается на мотивации сотрудников и их лояльности к компании. В результате организация становится более конкурентоспособной на рынке и способной успешно реализовывать свои стратегические цели.

Таким образом, выделим основные преимущества методики:

1. Можно гибко управлять расходами на зарплату и премии, оптимизировать их и удобно проводить ежегодную индексацию.
2. Начисление платежей станет более понятным, удастся избежать ситуаций, когда сотрудники работают неэффективно или выполняют одни и те же задачи.
3. Если у сотрудника есть пробелы в компетенциях, его можно быстро отправить на обучение, чтобы повысить эффективность работы.
4. Формирование кадрового резерва станет проще.
5. Удержание ценных кадров и повышение мотивации сотрудников. Благодаря системе грейдов работники могут передвигаться по службе не по-привычному вверх, а горизонтально. Например, сотрудник может пройти курсы повышения квалификации, остаться на своем же месте, при этом его доход увеличится и он станет более ценным кадром.
6. Быстрая корректировка зарплаты для новой позиции и простое ее упорядочение в иерархии должностей.
7. Сравнение окладов на рынке труда для отслеживания конкурентов.

Почему систему сложно внедрить?

Одна из потенциальных проблем — это сопротивление персонала переменам. Особенно это может коснуться «трудных» работников, которые могут решить, что их права нарушены, и обратиться в трудовую инспекцию.

Такие сложности часто возникают, когда внутри компании не хватает информационной поддержки отдела кадров. Если сотрудникам не объяснить, зачем нужно грейдирование и какие цели оно преследует, то они могут воспринять его как угрозу.

Чтобы минимизировать вероятность споров в команде из-за перемен, можно привлечь опытного стороннего специалиста. Это позволит обеспечить объективную оценку должностей и избежать предвзятости. Чтобы выбрать исполнителя, потребуется учесть следующее:

1. Репутация и отзывы — дают понимание, насколько она надежна и профессиональна.
2. Опыт работы с похожими проектами. Например, для сети магазинов одежды желательно, чтобы провайдер-эксперт имел опыт именно в этой сфере.

В чем еще заключаются загвоздки? Грейдирование займет много времени, — и на подготовку, и на саму реализацию. Почти год рабочая группа должна тратить значительную часть дня на эту задачу. Из-за этого она не сможет полностью сосредоточиться на основных обязанностях. Привлечение надежного внешнего партнера также может частично решить эту проблему.

Основные этапы внедрения

Чтобы успешно внедрить систему грейдов, нужно хорошо подготовиться. Это нововведение сильно повлияет на рабочие процессы компании. Прежде чем приступать к разработке системы, необходимо ответить на несколько ключевых вопросов:

1. Какие задачи хотите решить?
2. Кто будет ответственным за внедрение методики и управлять ей?
3. Каким образом будет оформляться вся отчетность?
4. Какие средства требуются для эффективной работы системы?

Чтобы организация перешла на систему грейдов, нужно пройти несколько важных шагов. Давайте подробно разберем каждый из них, ведь именно от этого зависит дальнейший успех.

1. Формирование экспертной рабочей группы

Чтобы обеспечить высокое качество работы, нужно отобрать штатных сотрудников или привлечь сторонних консультантов. Это позволит объединить различные точки зрения и опыт, что особенно важно при решении сложных задач.

Чтобы минимизировать риски ошибок и обеспечить успешное выполнение проекта, рекомендуется привлечь провайдера, специализирующегося на решении подобных задач именно в вашей отрасли. Такой специалист обладает необходимыми знаниями и опытом, которые помогут разработать эффективную методологию и предложить оптимальные решения.

Кроме того, внешний консультант может привнести свежий взгляд на проблему и предложить нестандартные подходы, которые могут быть недоступны для сотрудников компании. Это особенно полезно в ситуациях, когда требуется найти новые идеи или пересмотреть существующие процессы.

2. Создание перечня позиций и их анализ

Для формирования списка должностей можно воспользоваться штатным расписанием. Затем необходимо провести оценку этих позиций, чтобы выявить основные обязанности сотрудников.

В процессе оценки могут быть использованы различные подходы. Выбор зависит от характера работы, которую выполняет персонал. Работодатель может организовать опросы, беседы, тестирования, определение относительного балла за работу.

Мониторинг рабочего процесса дает хорошие результаты при анализе эффективности сотрудников, занимающих должности, где необходимо применять физическую силу или выполнять повторяющиеся задачи, например, для швеи или оператора станка.

Но такой подход не годится для оценки деятельности специалистов, чья работа связана с умственным трудом, таких как экономисты или юристы. В этих случаях лучше использовать другие методы оценки, которые позволяют учесть особенности работы и требования к навыкам сотрудников.

3. Формирование перечня должностей с анализом обязанностей и полным описанием

Можно обратиться к квалификационному справочнику. Но этого недостаточно: необходимо подробно расписать требования к кандидатам, а также включить в описание позиции ряд дополнительных аспектов.

В первую очередь, нужно перечислить обязанности сотрудника на этой должности. Затем — обозначить его ответственность и полномочия. Также стоит указать условия труда.

Следующий пункт — образование и навыки. Здесь стоит перечислить как профессиональные умения, так и личностные качества, необходимые для успешного выполнения обязанностей.

Кроме того, важно уделить внимание компетенциям будущего сотрудника. Они могут быть как профессиональными, связанными с конкретной сферой деятельности, так и личными. Например, умение работать в команде или быстро принимать решения.

Также необходимо продумать, как должность взаимодействует с другими позициями внутри компании и внешними организациями. Это могут быть поставщики, клиенты или партнеры.

4. Определение выраженности факторов по нарастающей, что обозначает уровни

Необходимо выбрать критерии, которые будут понятны всем сотрудникам компании. Уровень сложности должен соответствовать особенностям бизнеса, компании, структурного подразделения и требованиям к конкретной должности.

Для более точной оценки позиции можно разделить критерии на более мелкие составляющие — субфакторы.

Для каждого критерия необходимо прописать степень выраженности по нарастающей, которая будет обозначать уровни. Это поможет создать чёткую систему оценки, основанную на объективных показателях.

Например, по фактору «Цена ошибки» могут быть следующие уровни:

➜ Небольшие недочеты затрагивают только личную работу сотрудника.

➜ Более серьезные промахи влияют на коллег в рамках одной команды.

➜ Из-за грубых ошибок может нарушиться работа всего отдела или подразделения.

➜ Крупные просчеты грозят серьезными сбоями в работе целого отдела или подразделения.

➜ Глобальные ошибки влияют на всю компанию.

Другой пример фактора «Опыт работы». У него могут быть следующие уровни:

➜ Отсутствует.

➜ Желателен, но необязателен именно в данной сфере.

➜ Требуется в конкретной области, не менее двух лет.

Необходимо, чтобы все должности оценивались по единым критериям и максимально беспристрастно. Ваша цель — провести грейдирование так, чтобы, с одной стороны, предложить работникам честную и конкурентоспособную оплату труда и таким образом удержать их, а с другой — оптимизировать затраты на заработную плату. Любые проявления субъективизма в этом процессе могут привести к нежелательным последствиям.

5. Оценка промежуточных результатов

Нужно обсудить с руководителями сотрудников требования к их должностям. При необходимости в них вносятся изменения. Также на этом этапе важно услышать мнение самих работников — собрать обратную связь.

6. Определение значимости каждых факторов и уровней

Требуется рассчитать баллы на основе определенных критериев. Например:

• набор личных и деловых качеств сотрудника, знаний, умений и навыков;
• конкретное значение для компании — насколько важно то, что делает конкретный человек;
• степень трудности выполнения задач — насколько они сложны и ответственны.

Все это позволит более точно определить значимость каждого фактора и влияние на общую картину. Результат — принятие более обоснованных решений и разработка эффективных стратегий развития бизнеса.

7. Система оценки должностей по баллам

На одном уровне находятся позиции с примерно равным количеством баллов, которые начисляются в зависимости от ценности и сложности работы. Чтобы не усложнять процесс подсчетов, на начальном этапе рекомендуется создать не более 10 грейдов. Это позволит избежать путаницы и лишних трудозатрат.

8. Определение окладов и зарплатных диапазонов для разных уровней

В системе оплаты труда важную роль играет установление окладов и вилок. Вилка представляет собой диапазон окладов, который определяется для каждого уровня или грейда. Это позволяет более гибко подходить к формированию заработной платы сотрудников в зависимости от их опыта, навыков и результатов работы.

Пример определения вилок окладов:

1. Для первого грейда устанавливается вилка 30–35 тыс. рублей. Это означает, что сотрудник, занимающий должность на этом уровне, может получать зарплату в указанном диапазоне.
2. Второй грейд имеет вилку 35–45 тыс. руб., что отражает более высокую ответственность и требования к навыкам.
3. Третий грейд предлагает вилку 45–50 тыс. руб., подчеркивая важность этого уровня для компании и требуя более высокого уровня профессионализма.

Такой подход позволяет не только справедливо оценивать труд сотрудников, но и мотивировать их к развитию и достижению лучших результатов.

9. Сбор документов и выстраивание коммуникации с профсоюзом

Чтобы избежать штрафов за неправильное распределение окладов, необходимо тщательно подготовить документацию, которая будет регламентировать систему грейдов. Это могут быть приказы, локальные нормативные акты компании или новое положение об оплате труда сотрудников. Важно ознакомить всех работников под роспись с этими документами.

Если в компании есть профсоюз, то его представители должны участвовать в утверждении нового Положения об оплате труда с системой грейдов. Также необходимо внести изменения в коллективный договор и трудовые договоры, а требования к грейдам прописать в должностных инструкциях.

10. Информирование персонала о преимуществах системы грейдов

Это поможет избежать возможных возражений и сопротивления со стороны персонала. Для успешного информирования будет полезен ряд мероприятий:

1. Проведите встречу с персоналом. Объясните им, что такое система грейдов, какие цели она преследует и какие преимущества она может принести компании и каждому сотруднику. Подчеркните, что методика основана на объективных критериях и способствует более справедливому распределению обязанностей и вознаграждения.
2. Разъясните, как будет работать система. Расскажите им о том, как будут определяться уровни грейдов, как будет происходить оценка сотрудников и как будут распределяться обязанности и вознаграждение.
3. Ответьте на вопросы. Это поможет лучше понять систему и быстрее принять её.
4. Будьте честными и открытыми. Если у вас есть какие-то опасения или сомнения, поделитесь ими с командой.
5. Покажите примеры успешного внедрения системы грейдов в других компаниях. Это поможет сотрудникам увидеть, что методика работает и приносит пользу.

11. Исправление недочетов

На этой стадии нужно будет тщательно проанализировать результаты работы сотрудников, оценить эффективность системы грейдов и сравнить расходы на заработную плату до и после ее внедрения.

Следующий шаг — изучение уровня текучести кадров, мотивации и лояльности сотрудников. После введения системы грейдирования у некоторых работников может снизиться заработная плата, что может привести к риску увольнений. Если это произойдет, систему придется пересмотреть и улучшить, чтобы избежать негативных последствий.

Важно внимательно следить за реакцией сотрудников на новую систему и быть готовыми внести коррективы в случае необходимости. Это поможет сохранить команду профессионалов и обеспечить успешное внедрение грейдовой системы.

Формирование постоянной и переменной части оклада

Нужно использовать единый алгоритм и опираться на количество получившихся баллов.

Для этого потребуется учесть актуальные рыночные отношения, экономическую ситуацию, существующие внутренние принципы, правила и регламенты компании, перспективы развития и приумножения доходов. Важно помнить о законодательстве, которое регулирует оплату труда. Например, нельзя устанавливать зарплату ниже прожиточного минимума для начальных грейдов.

В каждой группе должностей есть ключевые позиции, которые играют важную роль в бизнесе. Чтобы привлечь и удержать квалифицированных сотрудников, компания определяет или пересматривает зарплату в соответствии с рыночными условиями.

Для каждой группы устанавливается диапазон зарплат с минимальным и максимальным значением. Если минимальная зарплата соответствует среднему рыночному уровню, а максимальная превышает его на 30%, это становится мощным стимулом для профессионального роста сотрудников.

Оптимальное соотношение частей в зарплате: 60 % — фиксированные выплаты, 40 % — бонусы. Оклад должен быть достаточным, чтобы мотивировать сотрудников качественно выполнять свою работу и получать за это деньги. А дополнительные выплаты будут начисляться тем работникам, которые превысили план или особенно помогли развитию бизнеса.

В зависимости от достижений сотрудника определяется размер его премиальной части. Вот несколько примеров:

1. Если работник справляется с задачами и выполняет их качественно, то его премия минимальна.
2. Когда сотрудник установил личный рекорд или сделал что-то, что принесло компании сравнительно больший доход, то он получает максимально возможную поощрительную сумму.
3. Если сотрудник придумал проект или решение, которое улучшило бизнес-процессы компании, помогло сократить расходы или увеличить доходы, тогда премия выдается за каждое предложенное им улучшение.

Чтобы справедливо начислять премии, можно использовать систему грейдов вместе с методикой KPI.

Коротко о главном

1. Выделить должности в компании по определенным критериям. Это помогает определить оклад специалиста в зависимости от его значимости для бизнеса. Это делает расчет зарплат понятным и честным.
2. Возможно применение различных подходов. Классической схемой считается метод Эдварда Хэя. Но можно создать авторскую методику, выстроенную на основе деятельности конкретной организации и специфики ее бизнеса.
3. Одна из важных задач системы не только прозрачность формирования окладов, но способность мотивировать работников лучше трудиться и развиваться в компании. Персонал видит, что может получать больше, если перейдет на более высокий уровень.
4. Внедрение:
   ➜ Подробное описание каждой должности в компании.

   ➜ Выбор критериев, чтобы оценить каждую позицию.

   ➜ Их применение и выставление баллов.

   ➜ Указать в формате «от и до» размер зарплаты для каждого уровня.

Когда вы начинаете использовать систему грейдов, важно правильно подготовить команду. Организуйте собрание, на котором подробно расскажите о методике и ответьте на вопросы сотрудников. Также стоит убедиться, что те, кого вы только набираете в штат, тоже понимают особенности своего уровня, как можно развиваться, увеличивать оклад и приносить еще больше пользы для бизнеса.