Эффективная адаптация: как сделать новых сотрудников частью команды

237
Эффективная адаптация: как сделать новых сотрудников частью команды

Приход в команду нового сотрудника неизменно связан с периодом адаптации сотрудника в новом коллективе. Даже если у работника большой опыт, то все равно требуется определенный период, чтобы вникнуть в особенности трудовой деятельности и выстроить общение с коллегами. Освоение на рабочем месте не бывает молниеносным. Постепенная адаптация в большинстве случаев гарантирует в дальнейшем эффективную отдачу работника и сотрудничество на длительный срок.

Главные помощники новичка — кадровик, руководитель и более опытные коллеги — наставники. Они позволяют быстрее и эффективнее изучить внутренний распорядок, освоить должностные обязанности и вхождение в должность. Основная задача заключается в том, чтобы человек быстрее и без лишнего стресса вник в работу. Это требует грамотного подхода. Расскажем, как должна проходить адаптация. Также из статьи вы узнаете о ее преимуществах для всей команды.

Содержание:

Какие результаты дают адаптационные программы?

  1. Сотрудник знакомится с компанией. Он узнает о структуре организации, ее миссии, ценностях и корпоративной культуре. Это помогает понять особенности работы и выстроить ожидания.
  2. Осваивает должностные обязанности. Для эффективного достижения поставленных целей обязательно нужно изучить стандарты работы и требования к качеству выполнения задач.
  3. Принимает корпоративные нормы. Для соблюдения дисциплины и выстраивания коммуникаций с другими участниками команды сотрудник должен усвоить правила внутреннего распорядка.
  4. Снижает уровень стресса. Адаптация помогает быстрее привыкнуть к новой среде и снизить эмоциональную нагрузку, связанную с переходом на новое место работы.
  5. Оценить результаты. Компания должна определить успешность адаптации и при необходимости внести коррективы в процесс или оказать дополнительную поддержку.
  6. Сократить текучесть кадров. Для этого новый сотрудник должен чувствовать себя комфортно и уверенно на новом месте работы.
  7. Повысить производительности труда. Адаптированный сотрудник быстрее включается в работу, начинает приносить пользу компании.
  8. Развивать потенциал. В процессе выявляются сильные и слабые стороны сотрудника, что позволяет определить его перспективы и разработать план реализации лучших профессиональных качеств.
Какие результаты дают адаптационные программы?

Какой бывает адаптация сотрудников

Выделяют три основных вида привыкания работника к новому месту работы. Рассмотрим каждый подробнее и с примерами.

  1. Профессиональная. Связана с освоением обязанностей и требований, которые предъявляются к должности. Сюда входит получение новых навыков в результате обучения, знакомство с внутренними процессами в организации и ее ключевыми стандартами. От профессиональной адаптации в целом зависит, насколько будет успешна дальнейшая работа. Она влияет на более быстрое освоение материала и начало того периода, когда сотрудник будет приносить реальную пользу и увеличивать прибыль компании.
  2. Основные стадии профессиональной адаптации:

    Ознакомление с обязанностями. Работник узнает, какие основные задачи и функции ему предстоит выполнять. Это может быть изучение инструкций, погружение в рабочие процессы и понимание ожиданий от него со стороны руководства.

    Обучение и тренинги. Работник проходит обучение, которое может включать как внутренние семинары, так и внешние курсы. Это помогает приобрести навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей, которые раньше не входили в компетенцию сотрудника на прошлом месте работы.

    Наставничество. За новым сотрудником назначается более опытный специалист, который помогает ему освоиться и отвечает на возникающие вопросы. Наставник играет важную роль в процессе адаптации, поскольку он может поделиться своими знаниями, умениями и помочь избежать большинства ошибок.

    Обратная связь. Регулярно оценивается прогресс сотрудника и предоставляется ответная реакция для корректировки его действий. Это помогает работнику понять, что он делает правильно, а над чем еще нужно поработать.

    Пример. Недавно в компании появился новый маркетолог, и теперь он активно осваивает тонкости работы с CRM-системой. Тренинги помогают ему разобраться во всех нюансах: как эффективно использовать инструмент для управления данными о клиентах и планирования маркетинговых активностей.

  3. Социальная. Новый сотрудник вливается в коллектив, при этом важно, чтобы он чувствовал себя не изгоем, а частью команды. Важно, чтобы организация не испытывала работника, а помогала найти контакт с коллегами. Ему должно быть комфортно, тогда общение пойдет более продуктивно. Примерный алгоритм социальной адаптации:
  4. Знакомство с командой: организуйте встречи и мероприятия, где новичок сможет поговорить с коллегами поближе. Это могут быть как официальные обеды, так и неформальные посиделки за чашкой кофе или веселые тимбилдинги.

    Вовлечение в корпоративную жизнь: приглашайте нового сотрудника на корпоративные мероприятия и праздники. Так он быстрее поймет ценности компании и почувствует себя частью команды.

    Создание рабочей атмосферы: обеспечьте новичку комфортные условия. Удобный стул, стол, доступ к необходимым ресурсам и поддержка коллег — все это поможет ему быстрее освоиться.

    Поддержка руководства и коллег: не забывайте о том, что новому человеку может потребоваться помощь и советы. Будьте готовы поддержать его в любой ситуации и ответить на все вопросы.

    Пример. Во время общего неофициального мероприятия, например, поход в кино или благотворительная акция, новый сотрудник знакомится с коллегами в непринужденной атмосфере, благодаря чему быстрее налаживает дружеские связи и ощущает себя частью команды.

  5. Психологическая. Связана с привыканием к новым рабочим условиям, преодолением стрессовых ситуаций. Работодатель должен уделять внимание эмоциональному состоянию сотрудника. Таким образом, работник быстрее вклинится в процессы, избежит выгорания и будет приносить пользу организации. Как обычно проходит психологическая адаптация? Рассмотрим также процесс поэтапно:
  6. Оценка психологического состояния. Важно понимать, что чувствует сотрудник, с какими эмоциями он приходит на работу. Для этого можно проводить опросы или просто беседовать с сотрудником — так вы сможете увидеть полную картину его настроения и переживаний.

    Создание благоприятной атмосферы. Сотрудник должен чувствовать себя комфортно в коллективе. Дружелюбная атмосфера поможет сотруднику быть более продуктивным.

    Мониторинг и обратная связь. Психологическое состояние сотрудника требует внимания. Регулярно оценивайте его состояние и давайте обратную связь. Так вы сможете вовремя заметить проблемы и помочь их решить.

    Пример. Сотрудник, только пришедший в компанию, может обратиться к штатному психологу, чтобы поделиться своими эмоциями и получить необходимую поддержку. Это помогает ему преодолеть возможные трудности, справиться со стрессом и полностью погрузиться в работу.

Стадии интеграции нового коллеги

Стадии интеграции нового коллеги

В процессе адаптации сотрудника в компании происходит его организационное, психологическое и профессиональное включение в работу. Этот период можно разделить на несколько этапов:

  1. Знакомство. Этот этап может длиться от двух недель до трех месяцев в зависимости от особенностей компании, должности и личности сотрудника. На этой стадии новый коллега знакомится с командой, корпоративной культурой, целями и задачами компании. Он оценивает, насколько его ожидания соответствуют реальности.
  2. Адаптация. Второй этап занимает от одного месяца до года. Его продолжительность зависит от уровня ответственности специалиста, сложности работы и атмосферы в коллективе. В этот период сотрудник учится действовать в соответствии с правилами компании, выполнять свои обязанности и достигать ожидаемых результатов.
  3. Слияние с коллективом. Этот этап наступает примерно через полгода-год после того, как человек устроился на работу. Сотрудник становится частью команды, чувствует свою значимость и понимает свое место в компании. Он достигает высокого уровня эффективности, приносит прибыль работодателю и продолжает совершенствовать свои профессиональные навыки.

Адаптация начинается еще до того, как человек соглашается работать в компании. Этот этап связан с тем, как компания ищет сотрудников.

Еще до начала работы у человека складывается впечатление об организации и ее репутации как работодателя. На последнем этапе собеседования важно рассказать кандидату все необходимое, чтобы он понимал, чего ждать от будущей работы.

Специалисты по подбору персонала должны подробно рассказать соискателю о специфике работы: переработках, командировках и других особенностях, которые могут стать неожиданностью. Перед началом работы новому сотруднику стоит отправить сообщение, в котором будет указан перечень документов, время и место встречи, контактные данные кадровика.

Что нужно сделать в первый рабочий день?

При знакомстве с новой командой крайне важно создать условия, исключающие чувство растерянности и одиночества для вновь прибывшего сотрудника, даже если он обладает обширным профессиональным опытом.

Вместо того чтобы сразу же обрушить на новичка много задач и настаивать на их выполнении в кратчайшие сроки, следует учитывать его положение. Сотрудник только начинает осваиваться: ему предстоит понять корпоративную культуру, установить контакты с коллегами и преодолеть естественное волнение.

💡 Рекомендуем

  1. Заранее обеспечьте подготовленное рабочее место.
  2. Проведите настройку компьютера: установка необходимого ПО, доступ в корпоративные системы.
  3. Предоставьте полный комплект канцелярских принадлежностей и доступа к ключевым ресурсам.

Такие меры помогут новому сотруднику чувствовать поддержку и уверенность с первых минут на новой должности.

Примерный план приветственной программы для новых сотрудников

Welcome-встреча обычно включает:

  1. Официальное открытие. Приглашение на вступительное слово руководителя или HR.
  2. Теоретическая часть. Вводный инструктаж:
    • Подробная презентация рабочего места, оснащения и стандартов работы. Пешеходная экскурсия по офису.
    • Знакомство с физической структурой помещений: отделов, переговорных зон, кухни.
  3. Социальное взаимодействие. Формальное и неформальное представление новых коллег внутри отдела. Расширенное знакомство с командой. Встреча с ключевыми сотрудниками, руководителями других отделов.
  4. Корпоративный ликбез. Краткая история компании и ее место в рынке. Рассказ о создании, развитии, позиционировании на рынке. Аналитика и партнерство: основные достижения, клиенты, стратегические партнеры.
  5. Внутренние аспекты. Особенности корпоративного поведения, традиции. Миссия и ценности компании: подробное изложение ключевых принципов.
  6. Практическая информация. Порядок коммуникаций: 1) руководство по использованию телефонов, электронной почты, мессенджеров; 2) процессы отчетности: объяснение системы учета рабочего времени, форм отчетности.
  7. Заключительная часть. Открытое общение для уточнения возникающих вопросов. Подписание документов: формальное оформление трудового договора, внутренних соглашений.
  8. Неформальная часть. Кофе-пауза или обед в команде для создания дружественной атмосферы для неофициального общения и знакомства с коллегами.

Можно начать с вебинара, чтобы не тратить время на приветственную встречу. Но личное знакомство тоже важно, например, провести его онлайн. Коллеги должны увидеть новичка, а он — их. Пусть каждый немного расскажет о себе: что любит, чем увлекается и как стал профессионалом. Так новичку будет проще найти среди коллег близких по духу людей.

💡 Рекомендуем

В крупных и средних организациях процесс представления нового сотрудника можно упростить с помощью краткого приветственного письма. Оно включает имя нового коллеги, его должность и круг обязанностей, фотографию, краткое описание предыдущего опыта работы, а также по желанию — сведения о хобби и ссылки на профили в социальных сетях.

С первого дня работы в новой компании важно помочь сотруднику адаптироваться. Даже если раньше он занимал похожую должность, новая компания имеет свои особенности. Сотруднику предстоит разобраться с новым программным обеспечением, изучить правила бизнес-процессов и внутренней отчетности, познакомиться с коллегами, партнерами и контрагентами.

В первый же день новый сотрудник должен получить четкий план задач на время испытательного срока и понимать, каких результатов от него ждут. Также ему нужно знать, какие дополнительные знания и навыки ему стоит приобрести.

Что важно в первые месяцы работы?

Чтобы адаптация прошла легко и успешно, ее нужно организовать. Для этого можно подготовить полезные материалы: памятки, инструкции и ссылки на важные разделы корпоративного сайта с описанием бизнес-процессов и чек-листами. Так руководитель сэкономит время, а новый сотрудник быстрее разберется в работе компании.

Чтобы новичок легче влился в коллектив, можно составить график встреч с его непосредственным руководителем или наставником. Это даст новому сотруднику возможность задать все вопросы, которые у него есть, и рассказать о возможных проблемах.

💡 Рекомендуем

Чтобы реально помочь сотруднику, можно включить в его график в первый месяц 30-минутную встречу с руководителем раз в одну неделю. Это достаточное внимание выступит хорошей поддержкой.

Сотрудник отдела кадров также осуществляет наставничество в отношении нового работника и ведет свой график консультаций, в ходе которых он интересуется мнением работника и его мотивацией. Для этого можно использовать специальные анкеты и опросники, например, электронные, а затем обсуждать результаты во время встречи.

По итогам каждого месяца испытательного срока новый работник встречается с руководителем и HR-специалистом для подведения промежуточных итогов. В ходе этих бесед специалист не только получает обратную связь, но и делится своими идеями и предложениями, а также обсуждает достигнутые результаты. Важно, чтобы руководитель начинал обсуждение с положительных моментов, а затем переходил к зонам роста — тем аспектам, над которыми необходимо поработать.

Способы оптимизировать адаптацию персонала

Упрощение интеграции новых сотрудников становится возможным благодаря современным автоматизированным решениям в области HR-сервисов:

  1. Сбор данных опросов: системы самостоятельно отбирают, систематизируют информацию из анкет.
  2. Аналитическая поддержка: предоставляемые сервисами аналитические инструменты позволяют выявить:
  3. ключевые области для профессионального роста новых сотрудников;

    пробелы в знаниях и навыках, которые требуется восполнить.

  4. Мониторинг мотивации персонала: отслеживание динамики мотивационных факторов помогает своевременно идентифицировать риски потери ценных кадров.

💡 Рекомендуем

Специально разработанный чат-бот может отправлять приветственные письма, давать ответы на стандартные вопросы, напоминать о запланированных встречах, сроках закрытия задач и отправлять анкеты для заполнения. Функционал можно расширить и персонализировать.

Для компаний небольших размеров или с ограниченным бюджетом альтернативой дорогостоящих программных решений могут стать положение об адаптации и наставничестве, а также план развития. Эти документы помогут ускорить процесс интеграции новых сотрудников.

Важно обеспечить контроль за выполнением каждого пункта этих одобренных положений. Каждый участник должен осознавать свою роль в процессе адаптации нового сотрудника и нести ответственность за свою часть работы. План может содержать обучающие мероприятия, тренинги, график встреч с руководителем, наставником и HR-специалистом, даты промежуточных проверок и подведения итогов.

Пять распространенных ошибок в адаптации: обращение к руководителям

Пять распространенных ошибок в адаптации: обращение к руководителям
  1. Переизбыток информации.

    В первый день на новой работе приходится нелегко. Если вы попросите нового сотрудника за один день заполнить все бумаги и пройти вводный онлайн-курс, это вряд ли сделает его жизнь проще. Вероятно, такое количество информации способен усвоить только идеальный работник из мифов: тот, кто все записывает и никогда не нажимает кнопку «далее», пока не дочитает текст до конца, потому что осознает его важность.

    Не существует магической формулы успеха. Адаптационная программа представляет собой один из самых сложных видов обучения, поэтому ее невозможно освоить за один день или даже неделю. В идеальном случае она должна занимать не более двух часов рабочего времени в день и длиться от двух до шести месяцев. Такой подход позволяет снизить давление на новых сотрудников, которые могут чувствовать себя обязанными знать все и сразу, и дает им достаточно времени для усвоения информации, чтобы задать вопросы и начать применять полученные знания на практике.

  2. Исключение из адаптации опытных специалистов. Сотрудники с большим опытом могут оказать неоценимую поддержку новым коллегам, отвечая на их вопросы и помогая им адаптироваться в коллективе. Они способны создать комфортную обстановку для новичков, чтобы те не чувствовали себя чужими.

    Для этого можно использовать программы наставничества, организовывать командные обсуждения и различные корпоративные мероприятия. Всё это — доступные способы помочь новым сотрудникам освоиться.

    Кроме того, опытные коллеги могут поделиться ценными знаниями и навыками по созданию обучающих материалов. Ведь они уже прошли через этот процесс! Возможно, они даже возьмут на себя разработку полезных ресурсов, таких как FAQ или группа для новичков в социальных сетях.

  3. Зацикленности на компании. Вы, скорее всего, приняли на работу новых людей, потому что увидели в них особые качества, интересные идеи или умения, которые могут быть полезны для вашей компании. Однако существует риск не заметить этих сотрудников, если вы будете концентрироваться только на себе и своих задачах («Мы делаем вот это, а вы занимайтесь вот этим»), игнорируя их мнение. Постарайтесь избежать этой ошибки. Позвольте новым сотрудникам высказывать свои идеи, задавать вопросы, ставить цели по своему профессиональному развитию и размышлять о том, какую пользу они могут принести компании.
  4. Поверхностное и размытое знакомство с ценностями компании. В процессе адаптации новых сотрудников большинство компаний стремится познакомить их с корпоративной культурой и ценностями. Это уникальная возможность для менеджеров и специалистов по обучению продемонстрировать корпоративный дух таким образом, чтобы это запомнилось надолго.

    Если ваша организация стремится создать образ классного, гибкого и инновационного места работы, то покажите это через веселые интерактивные мероприятия, оживленные дискуссии и персонализированные уроки. Если у вашей компании богатая история, создайте наглядную интерактивную временную шкалу. Как именно вы расскажете свою историю — решать вам, главное — сделать это интересно и понятно!

  5. Размытые критерии оценки результатов. Предположим, что менеджеры вашего колл-центра знают о необходимости совершать определенное количество звонков в день. Но известно ли им, почему установлена именно такая норма? Понимание того, что эти цифры не случайны, поможет осознать значимость своей работы для общего результата.

    Результаты сотрудника, который работает два месяца, будут отличаться от результатов его коллеги с десятилетним опытом. Поэтому новичкам необходимо объяснить, каких показателей вы ожидаете от них в первые месяцы. Следует подчеркнуть, что на данном этапе их основная задача — это обучение, а не стремление сразу выполнять все обязанности в полном объеме.

    Если ожидания будут четко сформулированы и реалистичны, это снизит уровень тревожности у новичков, будет способствовать открытому диалогу и позволит им без опасений обращаться за помощью к коллегам.

Заключение

Сотрудник должен понять, как себя вести и поладить с коллегами, принять правила компании и установить хорошие отношения с товарищами по работе и партнерами. Это процесс взаимный, то есть оценивает не только работодатель. Найти подходящего специалиста нелегко, поэтому каждый руководитель хочет, чтобы новый работник начал приносить пользу как можно быстрее.

Адаптация может проходить по-разному. В некоторых компаниях новички сразу включаются в работу, надеясь разобраться во всем самостоятельно. А где-то их оберегают от лишних трудностей, чтобы погружение в незнакомую среду не было слишком тяжелым.

Стоит помнить, что адаптация длится в основном дольше испытательного срока и может занять до четырех месяцев и больше. Но есть способы сократить это время: разработать подробный план, назначить наставника, провести серию обучающих мероприятий и т.д.

Интересные статьи

Контакты

Москва
Пн - Пт: 9:00 - 18:00
Москва
Пн - Пт: 9:00 - 18:00