Что такое аутсорсинг и какова его роль в бизнесе?

В современных условиях функционирования экономики для различных сфер деятельности остро встает вопрос обеспечения конкурентных преимуществ за счет сокращения непроизводительных издержек и повышения качества производимых товаров, оказываемых услуг.

Значимо возросла потребность в поиске новых, эффектных решений в управлении предприятием.

Одним из таких решений является производственный аутсорсинг.

Аутсорсинг — это такая стратегий бизнеса, которая включает передачу определенных функций или процессов компании третьей стороне, которая выступает в роли подрядчика. Эта практика становится все более распространенной в современном мире и играет важную роль в эффективном функционировании различных организаций, включая глобальные корпорации.

Аутсорсинг позволяет компаниям сосредоточиться на основных процессах, снизить затраты и повысить качество товаров и услуг. Рассмотрим подробнее преимущества и недостатки аутсорсинга, его роль в бизнесе и перспективы развития в России.

Немного лингвистики

Англоязычный термин outsourcing происходит от трех отдельных слов: outer, source, using. Ближайший вариант перевода сводится к фразе «использование внешних ресурсов/источников».

Аутсорсинг представляет собой передачу определенных функций или задач компании на основании договора третьей стороне, специализирующейся в данной области, с целью повышения своей эффективности и снижения затрат.

Аутсорсинг включает несколько ключевых аспектов:

1. Передача функций или задач. Это может быть как отдельная функция, такая как бухгалтерия или IT-поддержка и т. п., так и весь комплекс бизнес-процессов, например, направление производства, логистика, торговля.
2. Третья сторона. Аутсорсинг включает сотрудничество с внешней компанией или поставщиком услуг, специализирующимся в нужной области.
3. Повышение эффективности. Это одна из основных причин для использования аутсорсинга. Компания может передать функции третьей стороне, которая имеет больший опыт и экспертность в данной области, что позволяет достичь высокого уровня качества и производительности.
4. Снижение затрат. Вместо содержания внутреннего подразделения и использования штатных ресурсов для выполнения определенных функций компания прибегает к услугам третьей стороны, что, как правило, экономически более выгодно.
5. Фокус на основной деятельности и стратегических задачах. Передавая определенные функции третьей стороне, компания освобождает ресурсы и время для развития основного бизнеса и достижения конкурентных преимуществ.

Аутсорсинг предполагает, что отношения между заказчиком и сторонней организацией оформляются договором возмездного оказания услуг или подряда в соответствии с нормами ГК РФ. В данном случае отношения сторон регулируются не нормами трудового законодательства, а гражданского кодекса, т. е. регулируются имущественные отношения сторон. Таким образом, аутсорсинг как услуга не рассматривает использование заемного труда заказчиком, поскольку исполнитель оказывает услуги или выполняет работы заказчику, а не предоставляет персонал в аренду. Сотрудники исполнителя не находятся под управлением и контролем заказчика, так не нарушается требование, установленное частью 1 статьи 56.1 Трудового кодекса.

Чем отличается аутсорсинг от фриланса и аутстаффинга?

Эти понятия — разные подходы к организации внешнего выполнения различных работ, и выбор между ними зависит от потребностей компании. Фриланс — это трудовая занятость, при которой частный специалист работает над проектами, заданиями для разных клиентов как независимый исполнитель. Он выполняет задачи на временной договорной основе и может выбирать проекты, которые ему интересны или соответствуют определенным навыкам.

Аутсорсинг и фриланс — это два принципиально разных понятия, отличия которых мы можем сформировать по ключевым критериям:

1. Уровень контроля и управления. В аутсорсинге компания сохраняет контроль над процессом выполнения работы, но передает выполнение задачи или проекта внешнему исполнителю. Во фрилансе, как правило, работодатель имеет меньший уровень контроля над фрилансером, так как он работает более самостоятельно.
2. Комплексность задач. Аутсорсинг часто включает в себя передачу комплекса задач или функций целиком, например, управление IT-инфраструктурой или бухгалтерией. Фрилансеры, как физические лица, выполняют отдельные задачи или проекты, такие как создание логотипа, сайта, написание статьи и другие разовые задачи.
3. Стоимость. Аутсорсинг может быть более дорогостоящим, так как компания платит за услуги внешней организации. Фриланс обычно предполагает более гибкую ценовую политику.
4. Длительность работы. Аутсорсинг может предполагать долгосрочное сотрудничество, зачастую более года, где компания заключает договор с внешним исполнителем. Фриланс основывается главным образом на проектной основе, что в основном определено временным сотрудничеством. Но он также может носить проектный и долгосрочный характер.

Аутстаффинг — это вывод персонала за штат компании и оформление его в штат сторонней компании-провайдера. Преимущества для заказчика при этом очевидны: снижение нагрузки на HR-отдел и бухгалтерию, полное обеспечение необходимыми кадрами, переложение различных рисков, в первую очередь по охране труда и технике безопасности и риска трудовых споров.

Возможны два варианта сотрудничества с компанией-аутстаффером:

1. Собственные сотрудники организации выводятся в штат аутстаффера.
2. Аутстаффер подбирает сотрудников по заявке заказчика, оформляет их в свой штат, заключает официальные трудовые договоры и становится их работодателем.

Работники трудятся в интересах, под управлением и контролем заказчика, но не заключают с ним трудовой или гражданско-правовой договор. Аутстаффер выплачивает им заработную плату, отвечает за кадровый, налоговый и, при необходимости, миграционный учет.

В этом и заключается принципиальная разница между аутсорсингом, при котором подрядчику полностью отдается на выполнение какой-либо бизнес-процесс или проект, а его самого интересует только финальный результат. При аутстаффинге же процесс выполняется компанией самостоятельно, но ее сотрудники официально оформлены в штате другой организации, что позволяет экономить издержки и налоги.

Важно отметить, что аутстаффинг не нарушает интересов работников в рамках трудового законодательства, обеспечивая все необходимые договорные условия его трудовой деятельности.

Аутстаффинг в РФ как отдельный вид деятельности не полностью регулируется гражданско-правовыми нормами, что создает определенные проблемы в организации такой деятельности. Однако, частично такие нормы регулирования предусмотрены с 01.01.2016 г. Федеральным законом РФ № 116-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который позволяет использовать в договоре сторон заемный труд работников по прямому назначению. Раскрытию данной темы будет посвящена отдельная статья на нашем сайте.

Какие задачи в бизнесе можно передать на аутсорсинг, его плюсы и минусы

Сегодня практически любую задачу можно отдать внешнему исполнителю. Основные преимущества такого подхода включают:

1. Разгрузку бизнеса от второстепенных операций, позволяющая сконцентрироваться на приносящих доход задачах.
2. Гибкую работа с исполнителями, возможность привлечения нужного количества ресурсов в нужный момент времени.
3. Минимизация ошибок в критически важных задачах, требующих точности и высокого качества работы.

В основном проблемы с подбором и управлением персоналом возникают в компаниях, специализирующихся на ритейле, логистике, гостиничном бизнесе и собственном производстве. Однако любая организация может воспользоваться аутсорсингом для оптимизации своей деятельности.

Основные рабочие места могут иметь высокую текучесть кадров и периодичность загрузки, связанной с производственным процессом, а деятельность организации может отличаться высоким сезонным спросом. К данной категории персонала могут относиться грузчики, мерчендайзеры, водители, клинеры, комплектовщики, подсобно-вспомогательные разнорабочие.

Например, в сфере гостиничного бизнеса в высокий сезон существенно возрастает нагрузка практически на весь персонал компании, но если нанять большое количество персонала в это время, то в низкий сезон возникнет необходимость в сокращении. Это потребует дополнительных ресурсов, усилий и времени со стороны менеджмента, а также создаст дополнительную нагрузку на бухгалтерию и HR-службу. Кроме того, увеличиваются риски претензий со стороны сотрудников. Процесс увольнения может затянуться, а недовольные работники могут обратиться в трудовую и налоговую инспекцию.

При передаче текучих второстепенных задач внешнему исполнителю положительный эффект заключается в следующем:

1. Экономия на страховых взносах, оснащении офисных и рабочих мест. При этом, так как на аутсорсинг передают разовые работы или те, которые отличаются сезонностью, то это не означает замену всех штатных сотрудников компании на внешних.
2. Сохранение численности работников, при которой бизнес вправе все также использовать специальные налоговые режимы, поскольку специалисты-аутсорсеры не включаются и не увеличивают штат.
3. Решение проблемы отсутствия сотрудника во время больничного или отпуска, если он единственный, кто выполняет определенную работу за счет его гарантированной замены.

Среди недостатков аутсорсинга отмечают:

1. Возможность нарушения коммерческой тайны и персональных данных. Невозможно гарантировать сохранность любой информации, переданной сторонней компании.
2. Риск некачественного выполнения задач. У заказчика нет возможности заранее оценить квалификацию исполнителей. Например, при работе бухгалтера, привлеченного со стороны, могут быть наложены штрафы из-за несвоевременной подачи отчетности или ошибок в ней.

Перспективы аутсорсинга в России

Большинство отечественных компаний сталкиваются с жесткой конкуренцией. Для достижения превосходства необходимо снижать издержки, при этом сохранять высокое качество услуг. Качественный аутсорсинг отвечает этим требованиям, поэтому рассмотрим основные тенденции, оказывающие наибольшее влияние на его развитие в нашей стране:

1. Развитие российского бизнеса, несмотря на трудности, связанные с производством и импортом товаров, уход зарубежных брендов с рынка создало и дополнительные возможности для малых и средних предприятий. Более того, эти компании привлекают квалифицированных менеджеров, имеющих опыт работы в международных корпорациях.

Как это влияет?

• Появляется больше новых клиентов, так как быстрый рост требует оперативной и качественной настройки и масштабирования бизнес-процессов компаний.
• Повышается уровень доверия к аутсорсингу, в том числе благодаря топ-менеджерам с опытом работы в международных компаниях и привычкой заказывать сервис у профессионалов.

2. Ужесточается контроль аутсорсинговых компаний со стороны регуляторов. Сейчас работа аутсорсинговой компании не регулируется в обязательном порядке, например, в отличие от аудиторской деятельности. Но так как рынок аутсорсинга потенциально может продолжить расти, интерес со стороны различных регуляторов, степень их функций администрирования и контрольных мероприятий тоже повышается.

Как это влияет?

• Для сохранения доверия к работе аутсорсеров потребуется перестроить некоторые процессы и обеспечить клиентам гарантии безотказного функционирования.

3. Готовность к быстрым изменениям. После пандемии и ухода зарубежных брендов у клиентов появились запросы на новые услуги. Одни закрываются, вторые полностью меняют бизнес-процессы, другие сокращают штат специалистов, а третьи расширяют направления своей деятельности, занимают новые конкурентные ниши. Для стабилизации экономической ситуации появляется одновременно много льгот и запретов. Зачастую, штатные кадровики и бухгалтеры не в состоянии обеспечить контроль за всеми изменениями в законодательстве.

Как это влияет?

• Аутсорсинговые компании должны обладать высокой гибкостью, чтобы в условиях нестабильности поддерживать высокие стандарты обслуживания и исключать возможные негативные события.

Основная тенденция аутсорсинга заключается в предоставлении компаниям необходимых услуг именно в текущий момент, по аналогии с производством - “Just in Time”. Бизнесу требуется поддержка во всех процессах, особенно в таких важных, как управление кадровым документооборотом и составление отчетности по бухгалтерии и налогам.

В целом перспективы аутсорсинга в нашей стране можно оценивать положительно. Россия имеет все необходимые ресурсы и условия для успешного предоставления подобных услуг. Однако компании должны тщательно изучать потенциальных партнеров и обеспечивать эффективное управление процессом аутсорсинга, чтобы достичь максимальной отдачи от этой стратегии.